martes, 16 julio, 2019

ENTREGA DE NÓMINAS Y PROTECCIÓN DE DATOS

Hoy día las nóminas se entregan a los trabajadores en soporte papel, se envían por correo electrónico, o  por acceso a una plataforma, caso muy común últimamente en caso de funcionarios.

¿Son legales todas estas formas?

El Estatuto de los Trabajadores establece  la obligación de entregar recibo justificativo de la nómina al trabajador, debiendo contar con su firma en el caso de que se entregue la remuneración personalmente. En caso de que “el  abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria.”

Así, la forma más habitual del pago de la nómina, por transferencia bancaria, permite la utilización de las dos formas de notificación de los recibos de salarios a los trabajadores: mediante correo electrónico o plataforma on line.

¿Cómo se cumple con las normas  de protección de datos de carácter personal?

Formalizaremos un contrato de tratamiento de datos por cuenta de tercero con cada proveedor externo que participe en la confección, almacenamiento y/o entrega de los recibos de salarios a los trabajadores (tales como gestorías, empresas propietarias de portales online para la descarga de los recibos, servicios de hosting, etc.).

En el envío del recibo de salarios por correo electrónico utilizaremos una contraseña para que el trabajador pueda abrir el archivo. Así impediremos que sus datos estén accesibles a personas distintas a él.

En el acceso a un portal electrónico, se facilitarán las claves al trabajador, por un periodo máximo de caducidad  un año, individualizadamente, para que descarguen sus recibos de salarios.

El cumplimiento de estas sencillas normas facilitará la seguridad de trabajadores y empresarios, evitando conflictos por este motivo.

3 Comentarios

  1. Hola,

    El envío de la nómina por correo electrónico a los trabajadores, sin contraseña para la apertura del archivo, a las cuentas de correo corporativas (cuyas contraseñas sólo deberían saber los usuarios de dichas cuentas) ¿no cumpliría con la LOPD?

    ¿O sí pero proteger los ficheros es “sólo” (¡¡entre comillas!!) para evitar conflictos?

    Gracias.

  2. En mi empresa ha entrado una chica a trabajar ( becaria) por un Congreso q celebramos pero hoy me he enterado q la van a dar todas las facturas y nominas pendientes de archivar para q las ponga al dia.
    Por proteccion de datos esto esta permitido?
    Va a tener acceso a mucha informacion protegida verdad. Esto se puede denunciar?

    • Hola Cris. Gracias por comentar.

      Cualquier trabajador en el momento de entrar en la empresa debe suscribir un documento de confidencialidad y protección de datos. Sin el mismo, no deberá tener acceso a datos de carácter personal. La manipulación de las nóminas por un trabajador cuando es necesario para cumplir una función es legal, siempre que se cumpla el requisito anterior.

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